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Titel
Text copied to clipboard!Fachkraft für Immobilienunterlagen
Beschreibung
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Wir suchen eine engagierte Fachkraft für Immobilienunterlagen, die unser Team bei der Verwaltung, Organisation und Pflege sämtlicher relevanter Dokumente im Immobilienbereich unterstützt. In dieser Position sind Sie für die strukturierte Ablage, Digitalisierung und Aktualisierung von Immobilienunterlagen wie Grundbuchauszügen, Bauplänen, Energieausweisen, Mietverträgen und weiteren wichtigen Dokumenten verantwortlich. Sie arbeiten eng mit Maklern, Verwaltern, Eigentümern und externen Dienstleistern zusammen, um einen reibungslosen Ablauf bei der Dokumentenbereitstellung und -prüfung zu gewährleisten.
Zu Ihren Aufgaben gehört die sorgfältige Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit, die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sowie die fristgerechte Bereitstellung der Dokumente für interne und externe Anfragen. Sie unterstützen bei der Vorbereitung von Verkaufs- und Vermietungsprozessen, indem Sie alle notwendigen Unterlagen zusammenstellen und aufbereiten. Zudem sind Sie Ansprechpartner für Fragen rund um die Immobilienunterlagen und beraten Kollegen sowie Kunden hinsichtlich der Dokumentationsanforderungen.
Ein hohes Maß an Sorgfalt, Diskretion und Organisationsfähigkeit ist für diese Position unerlässlich. Sie sollten Freude an der Arbeit mit Dokumenten und digitalen Ablagesystemen haben und sich durch eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise auszeichnen. Idealerweise verfügen Sie über Erfahrung im Immobilienbereich oder in der Verwaltung von Dokumenten und kennen sich mit den einschlägigen gesetzlichen Vorgaben aus.
Wir bieten Ihnen ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld, die Möglichkeit zur Weiterbildung und ein motiviertes Team, das Sie bei Ihren Aufgaben unterstützt. Werden Sie Teil unseres Unternehmens und tragen Sie dazu bei, dass unsere Immobilienprozesse reibungslos und effizient ablaufen.
Verantwortlichkeiten
Text copied to clipboard!- Verwaltung und Organisation von Immobilienunterlagen
- Digitalisierung und Archivierung von Dokumenten
- Prüfung der Unterlagen auf Vollständigkeit und Richtigkeit
- Zusammenstellung von Dokumenten für Verkaufs- und Vermietungsprozesse
- Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bei der Dokumentenverwaltung
- Ansprechpartner für interne und externe Anfragen zu Immobilienunterlagen
- Unterstützung bei der Optimierung von Ablage- und Dokumentationsprozessen
- Zusammenarbeit mit Maklern, Verwaltern und Eigentümern
- Pflege und Aktualisierung von Datenbanken
- Sicherstellung der Vertraulichkeit sensibler Informationen
Anforderungen
Text copied to clipboard!- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- Erfahrung in der Verwaltung von Dokumenten, idealerweise im Immobilienbereich
- Sehr gute organisatorische Fähigkeiten
- Sicherer Umgang mit MS Office und digitalen Ablagesystemen
- Kenntnisse der relevanten gesetzlichen Vorgaben
- Hohe Sorgfalt und Zuverlässigkeit
- Diskretion im Umgang mit sensiblen Daten
- Teamfähigkeit und Kommunikationsstärke
- Selbstständige und strukturierte Arbeitsweise
- Gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift
Potenzielle Interviewfragen
Text copied to clipboard!- Welche Erfahrungen haben Sie in der Verwaltung von Immobilienunterlagen?
- Wie gehen Sie mit sensiblen oder vertraulichen Dokumenten um?
- Welche digitalen Ablagesysteme haben Sie bereits genutzt?
- Wie stellen Sie die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicher?
- Wie organisieren Sie Ihre Arbeit, um Fristen einzuhalten?
- Wie gehen Sie mit mehreren Anfragen gleichzeitig um?
- Welche Rolle spielt Teamarbeit für Sie?
- Wie bleiben Sie über Änderungen im Immobilienrecht informiert?
- Welche Herausforderungen sehen Sie in dieser Position?
- Warum möchten Sie in unserem Unternehmen arbeiten?
